Warum Sie Newsletter nicht mit Outlook ver­schi­cken sollten

In mei­nen Seminaren und Inhouse-Workshops werde immer mal wie­der gefragt, ob man für den Versand des Newsletters nicht auch Microsoft Outlook (oder einen ande­ren E‑Mail Client) ver­wen­den kann – immer­hin las­sen sich mit dem Programm doch E‑Mails ver­schi­cken – ohne, dass hier­für zusätz­li­che Kosten entstehen.

Aus die­sem Grund hier die wesent­li­chen Aspekte, die gegen Outlook und für einen pro­fes­sio­nel­len E‑Mail Marketing Anbieter sprechen.

6 Gründe, warum Sie Ihren Newsletter nicht mit Outlook ver­sen­den sollten

• Sie kön­nen den Newsletter nicht per­so­na­li­sie­ren und indi­vi­dua­li­sie­ren
  …bezie­hungs­weise nur dann, wenn Sie tat­säch­lich jede E‑Mail hän­disch ver­fas­sen. Spätestens bei einem E‑Mail-Verteiler mit mehr als 20 Adressen macht das aber kei­nen Spaß mehr.
• Sie kön­nen Ihre E‑Mail-Kampagnen nicht aus­wer­ten
  Wie viele Empfänger haben Ihre Mailings geöff­net? Wie viele haben geklickt? Outlook lie­fert Ihnen kei­ner­lei Kennzahlen über den Erfolg Ihrer Kampagnen.
• Eine hohe Adressanzahl im BCC-Feld ist ein Spamkriterium
  Einfach den gesam­ten Verteiler in das BCC-Feld (Blindkopie) ein­tra­gen und die E‑Mail ver­sen­den? So ein­fach ist es lei­der nicht, denn eine hohe Adressanzahl im BCC-Feld ist ein typi­sches Spamkriterium. Dementsprechend steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein gro­ßer Teil Ihrer E‑Mails über­haupt nicht beim Empfänger ankom­men, son­dern statt­des­sen von Spamfiltern aus­sor­tiert werden.
• Sie pro­fi­ti­tie­ren nicht von Whitelisting-Abkommen
  A pro­pos Spamfilter: Professionelle E‑Mail Marketing Anbieter neh­men an Whitelisting-Projekten wie der ECO Certified Senders Alliance teil. Die Kunden der Anbieter ver­si­chern dem Versanddienstleister, aus­schließ­lich seriö­ses E‑Mail Marketing zu betrei­ben.
  Die Anbieter wie­derum ver­si­chern den E‑Mail-Diensten (GMX, Web.de und Co.), aus­schließ­lich E‑Mails von seriö­sen Versendern zu ver­schi­cken. Auf die­sem Weg wird ein “Netz des Vertrauens” geschaf­fen. Verschicken Sie Ihre Newsletter mit Outlook, kön­nen Sie sich die­sem Netzwerk nicht anschlie­ßen. Dementsprechend erhöht sich ein­mal mehr das Risiko, dass Ihre E‑Mails von Spamfiltern aus­sor­tiert werden.
• Fehlerhafte E‑Mail-Adressen wer­den nicht auto­ma­tisch aus­sor­tiert
  Nach jedem Versand erhal­ten Sie Bounces — also Hinweise, dass eine E‑Mail nicht zuge­stellt wer­den konnte. Kann eine E‑Mail mehr­fach nicht erfolg­reich zuge­stellt wer­den, sollte die ent­spre­chende Adresse aus dem Verteiler gelöscht wer­den. Andernfalls — Sie ahnen es schon — erhöht sich das Risiko, dass Ihr Newsletter im Spamfilter lan­det. Bei einem Verteiler von eini­gen hun­dert oder gar tau­send E‑Mail-Adressen ist das manu­elle Aussortieren sehr zeit­auf­wen­dig. Eine pro­fes­sio­nelle E‑Mail Marketing Software nimmt Ihnen diese müh­se­lige Arbeit voll­stän­dig ab.
• Sie kön­nen Ihren Newsletter nicht pro­fes­sio­nell gestal­ten
  Newsletter soll­ten im Corporate Design des Unternehmens gestal­tet wer­den, Outlook bie­tet aller­dings nur ein­ge­schränkte Gestaltungsmöglichkeiten. Noch wich­ti­ger: Die feh­ler­freie Darstellung Ihres Newsletters in unter­schied­li­chen E‑Mail-Programmen ist nicht gewähr­leis­tet, wenn Sie den Newsletter mit Outlook verschicken.
• Ihre Empfänger kön­nen sich nicht ein­fach abmel­den
  Last but not least: Wenn Ihr E‑Mail-Verteiler aus­schließ­lich auf Ihrem PC (und nicht auf einem Server) gespei­chert ist, ist eine unkom­pli­zierte Abmeldung aus dem Verteiler nicht mög­lich. Stattdessen müss­ten die Empfänger den Abmeldewunsch per E‑Mail an Sie rich­ten und Sie müss­ten die Abmeldung manu­ell bear­bei­ten. Der Abmeldeprozess wird so für beide Seiten unnö­tig kom­pli­ziert und zeitaufwendig.

Interview: Newsletterversand mit Outlook und Co.?

Der Frage, ob sich Desktop-Clients wie Outlook oder Thunderbird für den Versand von Newslettern und Mailings eig­nen, ist auch die Fachzeitschrift Webselling nach­ge­gan­gen und hat hierzu ein Interview mit mir geführt, das ich mit freund­li­cher Genehmigung des Verlags an die­ser Stelle ver­öf­fent­li­chen darf.

Webselling: Kann ich meine Newsletter auch mit Outlook versenden?

Nico Zorn: Theoretisch lässt sich ein Newsletter auch mit einem Programm wie Outlook ver­schi­cken — so könnte der E‑Mai-Verteiler bei­spiels­weise in das BCC-Feld (Blinkdkopie) ein­fü­gen, um den Newsletter gleich­zei­tig an alle Adressaten zu ver­schi­cken. In der Praxis führt das jedoch zu zahl­rei­chen Problemen. So las­sen sich die Newsletter bei­spiels­weise nicht per­so­na­li­sie­ren — eine per­sön­li­che Anrede ist dem­entspre­chend nicht mög­lich. Außerdem steigt die Gefahr, dass der Newsletter von Spamfiltern aus­sor­tiert wird.

Hinzu kommt, dass der Erfolg der Kampagne (Öffnungen, Klicks, Conversions) nicht aus­ge­wer­tet wer­den kann. Ein wei­te­rer Nachteil: Die Empfänger kön­nen sich nicht mit einem Abmeldelink aus dem Verteiler aus­tra­gen, da die Empfängerdaten bei die­ser Variante nicht auf einem Server, son­dern auf einem Desktop PC gespei­chert wer­den und somit online nicht ver­füg­bar sind.

Webselling: Für wen eig­net sich diese Vorgehensweise und für wen nicht?

Nico Zorn: Der Newsletterversand via Outlook ist auf­grund der diver­sen Nachteile grund­sätz­lich nicht zu emp­feh­len. Lediglich bei einem sehr klei­nen Verteiler (unter 50 E‑Mail-Adressen) kann diese Vorgehensweise sinn­voll sein, da für den Versand keine Kosten anfallen.

Webselling: Welche Möglichkeiten der Auswertung mei­ner E‑Mail-Kampagne habe ich?

Nico Zorn: Sofern der Newsletter via Outlook, Thunderbird oder einem ähn­li­chen Desktop-Programm ver­schickt wird, ste­hen keine Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ein Woraround wäre das manu­elle Anpassen sämt­li­cher in der E‑Mail ent­hal­te­nen Links, die bei­spiels­weise mit einem Tracking Code von Google Analytics ver­se­hen wer­den könn­ten. Somit ließe sich zumin­dest die Anzahl der Klicks auswerten.

Webselling: Gibt es für Microsofts Outlook auch ein Addon wie „MailMerge“ für Thunderbird?

Nico Zorn: Ja, am Markt sind einige Tools und Plugins, wie bei­spiels­weise “MONewsletter”, erhältlich.

Webselling: Ist die Arbeit damit bes­ser, ein­fa­cher, empfehlenswert?

Nico Zorn: Mit die­sen Tools las­sen sich Serienmails per­so­na­li­sie­ren und über Outlook ver­schi­cken. Für einen grö­ße­ren Verteiler ist diese Vorgehensweise auf­grund der ein­gangs geschil­der­ten Nachteile jedoch nicht emp­feh­lens­wert. So wird bei­spiels­weise das Zustellungsproblem (Spamproblematik) auch mit einem Plugin nicht gelöst.

Webselling: Welche Risiken muss ich in Sachen Spam einkalkulieren?

Nico Zorn: Eine hohe Adressanzahl im BCC-Feld ist ein typi­sches Spamkriterium. Dementsprechend steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein gro­ßer Teil der E‑Mails über­haupt nicht beim Empfänger ankom­men, son­dern statt­des­sen von Spamfiltern aus­sor­tiert wer­den. Ein wei­te­res Spamkriterium ist bei­spiels­weise der Versand mit einer dyna­mi­schen IP-Adresse, wie man sie in der Regel von sei­nem DSL-Anbieter zuge­wie­sen bekommt — aus die­sem Grund emp­fiehlt sich der Versand mit einer sta­ti­schen Adresse.

Webselling: Welche Vorteile habe ich durch den Newsletter-Versand mit MS Outlook?

Nico Zorn: Der ein­zige Vorteil bei die­ser Vorgehensweise ist die Tatsache, dass keine Kosten für eine E‑Mail Marketing Software anfal­len. Auf der ande­ren Seite sind pro­fes­sio­nelle Lösungen schon für unter 100 Euro im Monat zu haben. Einige Anbieter arbei­ten auch mit einem grund­ge­büh­ren­freien Prepaid-Tarif. In die­sem Fall wird ledig­lich der reine Versand und keine Grundgebühr berech­net. Bei Versandgebühren von 1 Cent pro E‑Mail oder weni­ger sind die Kosten sehr überschaubar.

Webselling: Was sind Whitelisting-Projekte und wieso pro­fi­tiere ich beim Versand mit Outlook nicht davon?

Nico Zorn: Whitelisting-Projekte wie zum Beispiel die ECO Certified Sender Alliance (CSA) bil­den ein “Netz des Vertrauens” zwi­schen den E‑Mail-Versendern und den E‑Mail-Anbietern, wie bei­spiels­weise GMX oder Freenet.

Die CSA garan­tiert den E‑Mail-Anbietern, dass die teil­neh­men­den Versender aus­schließ­lich erwünschte Newsletter und keine Spam-Mails ver­sen­den. Die E‑Mail-Anbieter kön­nen somit die erwünsch­ten Newsletter bes­ser von Spam-Mails unter­schei­den und der Versender pro­fi­tiert von einer höhe­ren Zustellungsquote.

Somit redu­zie­ren Whitelisting-Projekte die Gefahr, dass mein Newsletter fälsch­li­cher­weise als Spam ein­ge­stuft wird. Als ein­zel­ner Versender lohnt sich die Teilnahme auf­grund der monat­li­chen Kosten in den meis­ten Fällen nicht. Verschicke ich meine Mailings mit einem pro­fes­sio­nel­len E‑Mail Marketing Anbieter, sind die Kosten für die Whitelisting-Projekte häu­fig bereits in den Versandgebühren inkludiert.

Webselling: Was emp­feh­len Sie Einsteigern in das Newsletter-Marketing?

Nico Zorn: E‑Mail Marketing ist ein effi­zi­en­tes Kundenbindungsinstrument. Wer die­ses Instrument pro­fes­sio­nell nut­zen möchte, sollte hier­für jedoch ein ange­mes­se­nes Budget bereit­stel­len. Ein Versand mit Programmen wie Outlook oder Thunderbird führt in der Praxis zu zahl­rei­chen Problemen, wes­halb man von die­ser Vorgehensweise nur abra­ten kann.

Fazit: Professionelles E‑Mail Marketing erfor­dert pro­fes­sio­nelle Tools

Microsoft Outlook und ähn­li­che Programme wie IBM Notes oder Thunderbird eig­nen sich für die per­sön­li­che 1 zu 1 Kommunikation. Sicherlich las­sen sich mit die­sen Programmen und dem BCC-Feld auch 10 oder 20 Kontakte gleich­zei­tig anschrei­ben – wer jedoch eigene Kunden und Kontakte in einem grö­ße­ren Umfang mit Newslettern und Mailings beschi­cken will, sollte unbe­dingt zu einer pro­fes­sio­nel­len Versandsoftware grei­fen und hier­für ein ange­mes­se­nes Budget bereitstellen.

Mehr zum Thema erfah­ren Sie auch in mei­nem Vortrag “E‑Mail Marketing Grundlagen”. Wichtige Aspekte für den Einsatz von E‑Mails als Marketinginstrument habe ich in zudem in einer E‑Mail Marketing Checkliste zusammengestellt.